La gouvernance Power BI : qu'est-ce que c'est ?
Et pourquoi la mettre en place
Bonjour,
Bienvenue dans l'édition #05 de la newsletter Power BI Data Strategy.
Cette semaine, nous allons démarrer une série sur la gouvernance Power BI. La série va permettre de répondre à un certain nombre de questions : qu'est-ce que la gouvernance Power BI ? Pourquoi la mettre en œuvre ? Comment la mettre en œuvre ? Etc.
Dans cette édition, nous aborderons les points suivants :
Qu'est-ce que la gouvernance Power BI ?
Pourquoi mettre en place une gouvernance Power BI ?
Quel est le bon niveau de gouvernance Power BI ?
Cela dit, allons-y pour aujourd'hui !
Introduction
La Business Intelligence (BI) a connu une ère où tout était géré par l'IT ou une équipe de spécialistes BI. Ce sont ces derniers qui avaient l'autorité et la compétence pour gérer tout le processus de bout en bout, depuis la récupération des données dans les systèmes sources jusqu'à la production de rapports qui sont ensuite diffusés à l'ensemble ou une partie de l'entreprise à des fins de consultation.
Si cette approche s'applique encore dans les scénarios de BI complexes, aujourd'hui, la BI est plus démocratisée avec les solutions en libre-service comme Power BI qui donnent plus de pouvoir aux utilisateurs. Ces derniers peuvent désormais eux-mêmes préparer leurs données et créer des rapports et tableaux de bord sans dépendre de l'IT ou de spécialistes de la BI.
Libre-service, le terme est bien choisi pour désigner les solutions de business intelligence et analytique comme Power BI. Et cela met bien en avant les risques auxquels elles nous exposent : l'utilisateur peut faire un peu tout ce qu'il veut et il le fera volontairement ou non s'il n'y a aucune gouvernance en place.
Qu'est-ce que la gouvernance Power BI ?
La gouvernance Power BI fait référence à un ensemble de processus, de politiques et de normes que les organisations mettent en place pour gérer et contrôler l'utilisation de Power BI. La gouvernance est essentielle pour garantir que l'utilisation de Power BI soit alignée sur les objectifs et la stratégie de l'organisation, qu'elle soit conforme aux réglementations et normes pertinentes, et qu'elle protège les données sensibles.
La gouvernance Power BI englobe plusieurs domaines, notamment la sécurité et la confidentialité des données, la gestion des données, la gestion des utilisateurs, la gestion des licences et des coûts, le partage de contenu et la collaboration, les rôles et responsabilités, l’approbation et la certification des données, etc. Elle implique également la surveillance et l'audit de l'utilisation de Power BI pour garantir que la plateforme est utilisée de manière appropriée et conforme aux politiques de l'organisation.
La gouvernance Power BI est mise en œuvre au quotidien par les activités de surveillance et d'administration de Power BI.
Pourquoi mettre en place une gouvernance Power BI
L'absence de gouvernance Power BI peut avoir des répercussions négatives sur les entreprises de diverses manières. Pour mettre cela en perspective, voici quelques exemples qui montrent l’importance d’une gouvernance si vous utilisez Power BI dans votre entreprise :
Power BI Service, la plateforme par défaut d'hébergement de contenu Power BI est dans le cloud. Certaines organisations peuvent être soumises à des règlementations interdisant le stockage de certaines données dans le cloud ou le limiter à certaines régions spécifiques. En l'absence de gouvernance qui définit les régions de stockage autorisées ou le type de données qui peuvent et ne peuvent pas être téléchargées sur Power BI Service, ces organisations peuvent se retrouver en non-conformité avec des conséquences qui peuvent être lourdes.
Power BI permet aux utilisateurs de partager facilement des données et des rapports au sein de votre organisation. Sans gouvernance, tout le monde commencera à le faire et on assistera à une prolifération non contrôlée de données et rapports non certifiés et donc l'absence d'une source unique de vérité. La conséquence sera des rapports contradictoires et des analyses et prises de décisions basées sur des données inexactes, incomplètes ou obsolètes. Ce qui sera préjudiciable à l'organisation ou à ses clients.
Power BI permet également de partager des données avec des utilisateurs externes. Sans restriction ni contrôle d'autorisation, les utilisateurs peuvent exposer des informations sensibles ou confidentielles à des parties non autorisées. Cela peut entraîner des violations de données, des infractions à la conformité, des dommages à la réputation ou des responsabilités légales. Une gouvernance permet de définir les personnes qui sont autorisées à partager des données avec des utilisateurs externes et les scénarios dans lesquels elles peuvent le faire.
Power BI offre une option de partage de rapports appelée “Publier sur le Web” qui, comme son nom l'indique, permet de publier du contenu sur le Web. Sans gouvernance, cette option peut être utilisée par certains utilisateurs pour le partage de contenu ou comme solution de contournement pour l'octroi de licences. Pourtant quand vous utilisez l’option “Publier sur le web”, tout le monde sur Internet peut voir le rapport que vous avez publié, sans aucune authentification.
L'utilisation de certains visuels personnalisés Power BI est soumise à des conditions qui autorisent le partage de données avec le développeur du visuel. Une gouvernance Power BI permet de s'assurer de prendre les bonnes décisions concernant l'utilisation de visuels personnalisés.
Power BI Service offre une fonctionnalité de gouvernance très intéressante : le journal d’activités. Elle peut aider les entreprises à surveiller les activités des utilisateurs pour répondre aux exigences de conformité. Mais si elle n'est pas activée et que les journaux ne sont pas sauvegardés de manière appropriée, vous risquez d'avoir du mal à répondre à vos exigences de conformité.
Voici donc quelques exemples qui montrent les risques auxquels s'expose une organisation qui utilise Power BI sans aucune gouvernance en place.
Quel est le bon niveau de gouvernance Power BI ?
La gouvernance des données, ou plus précisément la gouvernance de ce que les utilisateurs font avec les données, vise à régir le comportement des utilisateurs pour garantir la bonne gestion des données de l’organisation.
Lorsqu’elle est axée sur le décisionnel en libre-service, les principaux objectifs de la gouvernance sont d’atteindre le bon équilibre entre l'autonomisation des utilisateurs, la conformité réglementaire et les exigences internes. La gouvernance Power BI doit donc être minimale.
Autrement dit, le niveau de gouvernance mis en place doit permettre à la communauté des utilisateurs internes d'être productive et efficace, dans le respect des garde-fous requis ; de sorte à garantir également la conformité aux réglementations sectorielles, gouvernementales et contractuelles auxquelles est soumise l'organisation ainsi que le respect des exigences définies en interne.
Cet équilibre optimal entre contrôle et autonomie peut toutefois varier d’une organisation à l’autre, et même d'une division à l'autre au sein d'une même organisation. Mais vous obtiendrez de meilleurs résultats en mettant autant l’accent sur l’autonomisation des utilisateurs que sur la définition des règles d'utilisation de Power BI, dans les limites des garde-fous établis.
Conclusion
En résumé, la démocratisation de la BI avec des solutions en libre-service comme Power BI donne aux professionnels métier plus de pouvoir que jamais auparavant. Ces derniers peuvent désormais eux-mêmes préparer leurs données et créer des rapports et tableaux de bord sans dépendre de l'IT ou de spécialistes de la BI.
Mais sans supervision, l'utilisation de Power BI peut avoir des conséquences lourdes pour l'entreprise telles que la prise de décisions basées sur des données non fiables, ou l'exposition d'informations sensibles ou confidentielles à des parties non autorisées. Cela peut entraîner des violations de données, des infractions à la conformité, des dommages à la réputation ou des responsabilités légales.
C'est la raison pour laquelle une stratégie de gouvernance doit toujours accompagner l'utilisation de Power BI au sein d'une organisation. Mais lorsqu’elle est axée sur le décisionnel en libre-service, la gouvernance doit rechercher l'équilibre entre l'autonomisation des utilisateurs, la conformité réglementaire et les exigences internes. La gouvernance Power BI doit donc être minimale pour obtenir l'adhésion des utilisateurs.